Любая организация, компания, в соответствии с законодательством, обязана ежегодно составлять график отпусков. Этот документ относится к числу актов, которые должны присутствовать среди документов работодателя. Как правило, составлением такого графика занимается кадровый отдел. Если же организация невелика, обязанности по составлению возлагаются непосредственно на руководителя. Как правильно оформлять эту бумагу, какие сведения в ней должны присутствовать?
Содержание
Из чего состоит график отпусков
Время составления годового расписания отпусков строго регламентируется трудовым законодательством. Документ подготавливается в конце каждого календарного года. Однако он должен быть готов не позднее, чем за две недели перед 1 января года следующего.
Если коллектив организации ограничен, можно составить один общий график. В большой же, разветвленной компании целесообразнее будет составлять графики по каждому из разделов.
Прежде чем начинать оформлять отпускную ведомость, требуется обсудить вопрос с каждым из сотрудников. Без согласования с ними составление документа будет не только затруднено, но и может быть признано незаконным.
Помимо согласования с будущими отпускниками, лицо, ответственное за график, должно учитывать другие факторы. В том числе, это законное основание для предоставления тому или иному сотруднику отпуска, а также производственные потребности компании.
Как оформляется график
Он может составляться в производной форме – единого образца для него нет. Тем не менее, присутствует список сведений, которые должны быть обязательно отражены в документе. Это:
- ФИО работников;
- их должности;
- запланированные даты каждого отпуска;
- фактические даты ухода в отпуск;
- количество календарных дней.
Помимо этого, в ведомости должны присутствовать такие столбцы, как табельный номер, перенесение отпуска (с указанием обоснования), место для росписи каждого из сотрудников, льготы, неиспользованные ранее дни предыдущих отпусков. Иногда в графике можно увидеть отдельную графу, где работники могут оставлять пожелания относительно отпуска.
После того как документ составлен, он обязательно должен быть подписан руководителями подразделов, лицом, ответственным за кадровую работу, а также руководителем организации. Еще один важный нюанс – согласование ведомости с представителем профсоюза (если такой орган имеется).